AI活用による業務効率化と事務サポート

日々の業務の中で、メール対応や文書作成の時間を削減しつつ、より丁寧で伝わりやすい文章を作成したいという課題がありました。特に、ボランティア活動の運営を支援する際には、応募者へのお断りメールや詳細確認の連絡など、デリケートな内容を適切に伝えることが求められました。

AIを活用し、以下のようなプロセスを採用しました：

1. プロンプトを用いて、簡単な指示でメール文面の草案を生成。
2. 生成された文章を基に、必要に応じて修正を加え最終文書を完成。
3. 応募者への連絡に迅速かつ丁寧に対応。

具体的には、ChatGPTに対し、「お断りの旨を伝えるメールの文面を作成してください」と指示を出し、生成された文章を確認後、調整を加えて利用しました。

AIを活用することで、10分以上かかっていた文書作成のプロセスが1分程度に短縮されました。また、作成される文章の品質が高く、これまで以上に丁寧な対応が可能になりました。たとえば、応募者へのお断りメールでは、誤解を招かない表現と丁寧さが評価され、相手からも好意的なフィードバックを受けることができました。

ここでは、メールの文面についてだけご紹介しましたが、他にもブログの文面の作成や、物事の進め方の検討の際などでも大活躍しました。

• プロンプト設計の重要性
  • 明確な指示を出すことで、より精度の高い文章を生成できます。
  • たとえば、「改めて連絡はしない」という条件を付けると、それを反映した文章が生成されます。
• 確認・修正の必要性
  • AIが生成した文章は80点程度の完成度であり、最終的には人間の目で確認し、必要な調整を加える必要があります。

AIは万能な魔法の杖ではありません。その特徴を正しく理解し、向いている場面で適切に活用することで、業務効率を大幅に向上させる強力なパートナーとなります。特に時間のかかる文書作成を短縮することで、創造的な業務や優先度の高いタスクに集中できる環境を作り出すことが可能です。

また、「AIやChatGPTの活用は自分には縁遠い」と感じる方も多いですが、その可能性は意外にも身近なところに広がっています。本事例を通じて、AIが日常業務の一部として活用できるイメージを持っていただければ幸いです。

重要なのは、AIの効果を最大限に引き出すためには、業務の理解とAIの特性を深く知り、適切な活用方法を見つけることです。これを一緒に考え、具体的な活用場面を探るお手伝いをさせていただきます。ぜひお気軽にご相談ください。