ITとアナログのベストバランス！舞台イベント運営を支えた工夫とは？

地元のいくつかのチームが参加し、ダンスやミュージカルなどを披露する舞台イベントが開催されました。Small Pieceとして、ITを活用してどれだけ力になれるのか不安もありました。特に私自身は舞台運営の経験がなく、どこまで貢献できるのか未知数でした。

しかし、準備段階から運営に関わってみると、現代のイベント運営はITなしには成り立たないことを実感しました。そこで、ITを使った効率化を試みました。事前準備の時点で、出演者や関係者との連携において、スムーズなコミュニケーションを図ることが課題となりました。

イベント運営には多くの情報管理が必要でした。

• 出演者との連絡とファイル管理 LINEでのやり取りを基本とし、ファイルはGoogle Driveで共有。データを整理しやすくすることで、スムーズな情報管理が可能に。特に、複数の団体が関わるため、情報が錯綜しやすく、適切なフォルダ管理やファイル名の統一を行うことで、後から必要なデータを素早く見つけられるようになりました。

• スケジュール管理の工夫 Google Spread Sheetでスケジュールを管理し、運営者間でリアルタイム共有。さらに、当日スマホを開けないことを考慮し、紙の冊子を作成して配布。これにより、運営者だけでなく出演者側もスムーズに行動できるようになり、混乱が最小限に抑えられました。

• 写真・記録の整理 イベント終了後、各運営者が撮影した写真をGoogle Driveに集約。LINEに投稿された写真も手作業で整理し、一元化。デジタル化のメリットを活かし、写真の撮影時間ごとにフォルダ分けすることで、後から振り返る際の利便性が向上しました。

これらの工夫により、イベント運営はスムーズに進行しました。

• データ整理の工夫で、必要な情報をすぐに見つけられるように。関係者間の情報共有が円滑になり、確認作業の手間が大幅に削減されました。
• 紙の冊子が予想以上に好評で、運営者間での情報共有が円滑に。急な変更にも対応しやすく、現場での混乱を防ぐことができました。
• 写真整理を徹底したことで、イベント後の記録がしっかりと残せた。特に、撮影データがバラバラになりがちな問題を解決し、後日の広報活動やアーカイブ作成に大きく貢献しました。

舞台イベントのような現場では、ITだけでなくアナログな手段も適宜活用することが大切だと学びました。スマホやPCを使うのが難しい場面では、紙に頼るのも一つの方法です。フォルダの整理というのも１つの解決策です。ITの知識がないと、何ができるのかという選択肢自体が見えないことも痛感しました。

さらに、情報整理やデータ管理の重要性を再認識しました。特に、複数の関係者が関わるプロジェクトでは、シンプルかつ統一されたルールのもとでデータを管理することが、スムーズな運営につながるという学びがありました。

ITはどんな分野でも役に立つ可能性があります。しかし、必ずしもデジタルだけが最適解ではないことも、今回の経験で学びました。Small Pieceとして、ITの知識を活かしながら、現場に最適な解決策を提案していきたいと感じました。

今後も、ITとアナログの最適な組み合わせを模索しながら、さまざまなイベントやプロジェクトに貢献していけるように、知識と経験を積んでいきたいと思います。