舞台イベントのスケジュール管理をスムーズに！Googleスプレッドシートで簡単運用

町のイベントで舞台を使う場合、出演者のスケジュール管理が大きな課題になります。特に、更衣室の使用時間や出演タイミングが重ならないように調整するのは、想像以上に大変。専用のシステムもありますが、費用がかかるうえに操作が難しく、手軽に使えるものが求められていました。これまでExcelで管理していましたが、複雑な調整が発生すると、手作業ではミスが起こりがちでした。

そこで、Googleスプレッドシートを活用して、オンラインで簡単に管理できるスケジュール表を作成しました。以下の工夫を取り入れることで、誰でも直感的に使えるようにしました。

• 書式設定やプルダウンメニューで入力ミスを防止
• リアルタイムでの共有により、複数人が同時に確認・編集可能
• 編集権限の設定で、必要な人だけが変更できる仕組みを導入
• 色分けや視覚的な工夫で、スケジュールが一目でわかるように

計画段階では、スケジュールの調整がスムーズに進み、当日も「次は誰？」「今どこが使える？」といった質問に即座に答えられるようになりました。

作成したイベントスケジュール表は＜こちら＞よりご覧いただけます。（一部加工してあります。）

導入後、イベントの運営メンバーからは次のような声をいただきました。

• 計画時の試行錯誤がしやすくなった
• スケジュールの矛盾を事前に防げるようになった
• 当日の進行管理がスムーズになった
• 問い合わせ対応が減り、誘導に集中できた

実際にイベント当日も、大きな混乱なく進行することができ、事務局の負担も軽減されました。

今回の事例から、ITツールをうまく活用することで、コストをかけずに業務の負担を減らせることがわかりました。特に、「一時的なイベント管理だけでなく、定期的な作業にも応用できる」 という点がポイントです。例えば、毎週のシフト管理や、複数人が関わる業務の進行管理にも活用できます。

また、Googleスプレッドシートのような無料ツールを活用することで、予算をかけずに業務改善が可能になります。「ITは難しい」と思っている方でも、工夫次第で手軽に取り入れられるのです。

システムエンジニアの世界では、WBSやガントチャートといったツールを使ってスケジュール管理を行いますが、それをもっと手軽に、中小企業や地域のイベントでも活用できる形に落とし込めたのが今回の成功ポイントでした。

「難しいシステムを導入しなくても、工夫次第で業務の負担を減らせる」ということを、もっと多くの方に知ってもらえればと思います！